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Restrukturierung im Einkauf eines DAX-Konzerns
26% Kapazitätsreduktion erfolgreich umgesetzt
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Der Ansatz für die Optimierung im Einkauf unseres Kunden war ein klassischer 3-Phasen Plan.
- 1. Phase: Aufnahme der IST-Situation
- 2. Phase: Generierung von Ideen/Maßnahmen zur Reduktion
- 3. Phase: Umsetzung der Maßnahmen
Aufnahme der IST-Situation
Es wurde zuerst ein Funktionskatalog erstellt, der alle wesentlichen Tätigkeiten beschreibt. In einem sehr strukturierten Prozess wurden sämtliche Kapazitäten
im Einkauf erfasst und den entsprechenden Tätigkeiten zugeordnet. Aus diesen Informationen haben wir eine Heat-Map erstellt, die aufzeigte, wo kapazitative Schwerpunkte und damit auch Möglichkeiten
zur Optimierung vorhanden waren.
Generierung von Ideen/Maßnahmen zur Reduktion
In mehreren Workshops mit den fachlichen Verantwortlichen und benannten Fachbereichsvertretern wurden Ideen entwickelt, welche Aufgaben weggelassen,
automatisiert, optimiert oder verlagert werden können. Diese Ideen wurden gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen plausibilisiert und quantifiziert, so dass daraus konkrete Maßnahmen mit einem
bezifferten Einsparpotential erwuchsen. Zusätzlich wurde mit den Bereichsexperten eine Vision entwickelt, wie die Aufteilung der Aufgaben zwischen strategischem und operativen Einkauf effizienter gelöst
werden kann.
Umsetzung der Maßnahmen
Die Maßnahmen wurden von Teilprojektleitern aus den betroffenen Fachbereichen umgesetzt. ds-consulting hat das übergeordnete Multi-Projektmanagement und
die Change-Management Aufgaben übernommen und die Teilprojektleiter durch Coaching und methodische Unterstützung begleitet.
Es konnte ein schlagkräftiger Einkauf gestaltet werden,
der mit 26% weniger Kapazität vergleichbare Ergebnisse liefert. Sowohl die betroffenen Fachbereiche als auch der Betriebsrat haben das Projekt auf Grund der transparenten Kommunikation und Einbeziehung
durchgehend wohlwollend unterstützt.
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Recovery-Programm in einem mittelständischen Metallbauunternehmen
Turn-Around der kritischen KPI's innerhalb von 6 Monaten
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Unser Kunde hat als größte Tochtergesellschaft eines Metallbaukonzerns der Zulieferindustrie mehrere Perioden in Folge schlechte Zahlen geschrieben. Die on-time Performance war schlecht, die Sales-Forecast Zahlen viel zu ungenau und das Ergebnis
weit hinter den Erwartungen.
Gemeinsam mit der gesamten Führungsmannschaft haben wir einen Strategieworkshop durchgeführt, um Ursachen zu
analysieren, Maßnahmen zu identifizieren und die Ausrichtung für die kommenden Monate festzulegen.
Insgesamt hat das Management sich auf zwölf Top-Maßnahmen geeinigt, die das
Unternehmen wieder auf die richtige Spur setzen sollte. Durch die gemeinsame Erarbeitung konnten wir für das Projekt die Unterstützung des gesamten Führungskreises sicherstellen.
Für
die Umsetzung der Teilprojekte haben wir junge Talente aus dem Unternehmen akquiriert. Bedingung war, dass die Kollegen nicht aus dem Bereich kommen, der von einer Maßnahme im Schwerpunkt betroffen
ist. Jedes Teilprojekt bekam einen Sponsor aus dem Management. Dieses Tandem hat dann jeweils ein Zielszenario und KPIs bezüglich seines Projekte definiert. ds-consulting hat neben den PMO-Aufgaben
und dem coaching der Projektleiter auch stark inhaltlich an den Lösungen mitgearbeitet.
Nach 6 Monaten waren zehn der zwölf Maßnahmen umgesetzt und zeigten Wirkung in den Kennzahlen.
Entscheidender Erfolgsfaktor der Projektes war die enge Abstimmung mit dem Management, Einbeziehung von Experten aus dem Unternehmen und die stringente Kommunikation in dem Projekt, um den Drive während
der Laufzeit nicht zu verlieren.
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Einführung einer Ausschreibungssoftware in einem DAX Unternehmen
Überwinden von Widerständen in international verteilten Organisationen
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Unser Kunde ist ein internationaler Konzern mit mehr als 100.000 Mitarbeitern und mehr als 1.000 Beschäftigten im Einkauf. Die bisherige Struktur war sehr dezentral angelegt. Jede Tochtergesellschaft hat in eigener Hoheit eingekauft und auch die
Ausschreibungsprozesse und -regeln waren individuell festgelegt.
Ziel war es, innerhalb von 7 Monaten eine einheitliche Lösung für den Konzern
zu etablieren, existierende Systeme abzulösen und die Einkäufer der Tochtergesellschaften auf das System zu schulen und einzuschwören.
Die fachliche Definition des Systems war ein
recht überschaubarer Aufwand, da die eingesetzte Software eine gute Basis darstellte. Die Herausforderung war das Change-Management. Gemeinsam mit einem Dienstleister haben wir ein Video entwickelt,
das die Ziele und Vorteile des zentralen Ausschreibungssystems aus Sicht der Einkäufer aufbereitete. Zusätzlich haben wir eine Prozessaufnahme in den Tochtergesellschaften gemacht, uns die existierenden
Lösungen angeschaut und die Besonderheiten der einzelnen Geschäftsfelder erfasst.
Innerhalb von 7 Monaten haben wir so ein funktionierendes System aufgebaut, eine zentrale Organisationseinheit
zur Unterstützung der Einkäufer etabliert und mehrere Systeme abgelöst, was zusätzlich Kosten einsparte.
Entscheidend für den Erfolg des Projektes war hier die professionelle
Kommunikation mit allen Stakeholdern (Einkäfer, Management, Fachbereiche), gesteuerte Aufnahme der IST-Prozesse und Argumentation der zu erwartenden Unterschiede, stringentes Projektmanagement und konkrete
Hands-on Unterstützung der Nutzer bei den ersten Ausschreibungen im System.
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Automatisierung der Analyse und des Einsparreporting eines Dienstleisters
Abbildung komplexer Berechnungen und Berichte in unserem Business Framework
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Für eine Unternehmensberatung, die sich auf das Thema Kostenreduzierung spezialisiert hat, haben wir auf Basis unseres Business Frameworks eine Automatisierung des gesamten Projektprozesses entwickelt. Von der Aufnahme der Ist-Situation bei den Kunden
unseres Kunden bis hin zur Auswertung der Einsparungen konnten wir den Prozess massiv vereinfachen
Es ist uns gelungen innerhalb eines Monats
die Prozessaufnahme und die Umsetzung durchzuführen. Dabei mussten wir unsren Kunden nur 2 Tage in Workshops einbinden und konnten so seine Ressourcen optimal schonen. Das entstandene Cloud-basierte
System läft seither stabil und zuverlässig. Ein Projekt, das uns stolz macht, dass wir ein optimales Aufwand/Nutzen - Verhältnis bieten konnten uns das auch noch zu konkurrenzlos günstigen
Konditionen.
Es ist uns hier gelungen etwa 50% der vorher in Auswertung und Aufbereitung der Daten investierten Zeit einzusparen.
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